Zawód: sekretarka

Posted by in Biznes

sekretarka Zawód: sekretarkaStereotypy stereotypami, ale wielu z nas na myśl o sekretarce widzi przed oczami atrakcyjną kobietę, której zawodowe obowiązki polegają głównie na odbieraniu telefonów oraz oczywiście zaparzaniu kawy. Może tak było w przeszłości, ale dzisiejsze czasy stawiają przed sekretarkami większe wymagania.

Sekretarka to dziewczyna w mini czy bluzeczce z dekoltem? Nic z tych rzeczy. I chociaż nadal niektóre dziewczyny ubierają się w ten sposób na rozmowę kwalifikacyjna, to jednak od profesjonalnej sekretarki wymaga się równie profesjonalnego (a nie wyzywającego) służbowego stroju. Sekretarka to nie mało kompetentna osóbka, ale osoba energiczna, odpowiedzialna, świetnie zorientowana, bardzo komunikatywna i co najważniejsze – lojalna wobec firmy.

Im więcej języków obcych tym lepiej – ta zasada sprawdza się także w przypadku sekretarki. Nierzadko bowiem firma, w której jest zatrudniona to filia międzynarodowej korporacji, a gośćmi szefa są przede wszystkim zagraniczni kontrahenci. Dziś obsługa telefonu i faksu to zdecydowanie za mało – sekretarka z prawdziwego zdarzenia powinna umieć obsługiwać różnego rodzaju urządzenia wielofunkcyjne, szereg programów komputerowych (głównie edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne) oraz znać rozwiązania, których zastosowanie może usprawnić pracę w firmie (szukasz darmowego programu do sporządzania faktur? Sprawdź np. ofertę Ifirmy).

Stare przysłowie mówi: „nie ma ludzi niezastąpionych” – dotyczy ono również pracy sekretarki. Na przykład w ramach wirtualnego biura (chodzi o zlecanie czynności związanych z prowadzeniem biura innej firmie) możemy się zdecydować m.in. na usługę o nazwie wirtualny sekretariat, a zatem odbieraniem telefonów i korespondencji czy obsługą urządzeń biurowych zajmuje się wirtualna sekretarka.

Sekretarka po staremu czuwa nad zaopatrzeniem (zarówno w akcesoria biurowe, jak i artykuły spożywcze serwowane w biurze), zna grafik szefa na pamięć i stara się robić jak najlepsze wrażenie na osobach odwiedzających sekretariat. Nie da się jednak ukryć, że z biegiem lat „awansowała” i zamiast być wyłącznie „panią od zaparzania kawy” często pełni rolę asystentki dyrektora czy prezesa – nie tylko planuje spotkania biznesowe, ale prowadzi też wstępne rozmowy z klientami.